English

Stofnun ársins

Stofnun ársins er samstarfsverkefni Sameykis, fjármála- og efnahagsráðuneytisins og fjölmargra stofnana og nær til um 25.000 manns á opinberum vinnumarkaði. Könnunin nær til alls starfsfólks, en þó er almennt miðað við að starfsfólk hafi starfað á vinnustaðnum í þrjá mánuði eða lengur, þ.e. hófu störf í ágúst 2021 eða fyrr. Það viðmið er notað svo svarendur geti metið starfsumhverfi sitt með áreiðanlegum hætti. Einnig er í flestum tilvikum miðað við a.m.k. 30% starfshlutfall.

. Ábyrgð á könnuninni er eftirfarandi:

  • Fjármála- og efnahagsráðuneytið er ábyrgðaraðili gagnvart starfsmönnum ríkisins.
  • Sameyki er ábyrgðaraðili könnunarinnar gagnvart sínum félagsmönnum. Sameyki hefur m.a. það hlutverk að berjast fyrir réttindum félagsmanna sinna, bæta aðbúnað þeirra, veita þeim ýmiskonar þjónustu og móta kröfur fyrir þeirra hönd í kjarasamningum. Sameyki kannar kjör, aðstæður og viðhorf sinna félagsmanna til að geta sinnt þörfum þeirra og hagsmunum betur.
  • Ef stofnun, vinnustaður eða fyrirtæki óskar eftir þátttöku í könnuninni að eigin frumkvæði, þá er sá vinnustaður ábyrgðaraðili gagnvart sínu starfsfólki.
  • Gallup á Íslandi sér alfarið um vinnslu könnunarinnar, gagnaöflun, varðveislu gagna og skýrslugerð (Gallup er vinnsluaðili).

Dettur þú í lukkupottinn?

Allir sem klára könnunina fara sjálfkrafa í happdrættispott. Úr hópi svarenda Sameykis verða alls dregnir 12 vinningar úr innsendum svörum:

  • Tvö gjafabréf frá Icelandair að andvirði 60 þúsund krónur hvort.
  • Fjórir vinningar á Airwaves hátíðina (hver vinningur er tveir miðar).
  • Fimm vinningar eru helgardvöl í orlofshúsum félagsins utan úthlutunartíma.
  • Einn vinningur er vikudvöl í orlofshúsi félagsins á Spáni, utan úthlutunartíma.

Úr hópi svarenda könnunarinnar sem ekki tilheyra Sameyki eru dregnir út átta vinningar, fjögur gjafabréf hjá Icelandair að andvirði 50 þúsund krónur og fjögur gjafabréf að upphæð 15.000 kr. hvert.

Mundu að geyma happdrættisnúmerið þitt sem kemur fram í tölvupóstbréfinu sem fylgir könnuninni. Vinningsnúmer verða birt í apríl á vef Sameykis. Gallup mun einnig hafa samband við vinningshafa með tölvupósti.

Spurningar og svör

Hve langan tíma tekur að svara könnuninni?
Meðalsvartími er um 12 mínútur. Hægt er að gera hlé með því að loka könnuninni og svo getur þú haldið áfram að svara þegar þér hentar. Til að halda áfram að svara er einfaldlega smellt aftur á slóðina á könnunina sem er í tölvupóstinum.

Hver er tilgangur könnunarinnar og hvaða stofnanir taka þátt?
Tilgangur könnunarinnar er tvíþættur: Í fyrsta lagi að velja Stofnun ársins og gefa þannig þeim stofnunum viðurkenningu sem skara fram úr í mannauðsmálum. Í öðru lagi að veita stjórnendum upplýsingar um hvað er vel gert og hvað megi bæta frá sjónarhóli starfsfólksins og þannig gera stjórnendum kleift að vinna að umbótum á starfsumhverfi vinnustaðarins.

Framkvæmdin er með eftirfarandi hætti: Fjármála- og efnahagsráðuneytið hefur sett saman netfangalista fyrir flestar stofnanir ríkisins. Sumar stofnanir hafa þó sent lista sjálfar til Gallup. Einnig geta stofnanir og vinnustaðir utan ríkisins óskað eftir þátttöku í könnuninni og senda inn lista beint til Gallup. Þær stofnanir greiða sjálfar fyrir þátttöku.

Í framhaldi sendir Gallup svo starfsfólki könnunina með tölvupósti. Ef viðkomandi er ekki með skráð tölvupóstfang, þá er hugsanlegt að við sendum þér slóð á GSM símanúmer þitt ef það hefur fylgt skjalinu frá stofnuninni.

Hvernig er hægt að taka þátt og um hvað er spurt?
Könnuninni er alfarið svarað á netinu og er send starfsfólki stofnana og félagsmanna Sameykis með tölvupósti eða með SMS. Ef þú hefur ekki fengið senda könnun fyrir miðjan nóvember, biðjum við þig að hafa samband við Gallup á netfangið stofnun-fyrirtaeki-arsins@gallup.is.

Spurningarnar í könnuninni eru af ýmsu tagi en flokkast þær í níu þætti: stjórnun, starfsanda, vinnuskilyrði, o.fl. Hverri spurningu er hægt að svara á fimm punkta kvarða og byggist val á Stofnun ársins á heildarmati sem er samsett úr þessum níu þáttum.

Allir eru komnir með könnun, nema ég. Af hverju fæ ég ekki könnunina senda?
Líklegasta skýringin er að könnunin sé þegar komin til þín, en hún hafi ratað í rulspósthólfið þitt (junk mail). Byrjaðu því á að skoða það. Næst líklegasta ástæðan er að það sé prentvilla í netfanginu eða að við séum að senda á rangt eða gamalt netfang, því er mikilvægt að þú hafir samband ef þú færð könnunina ekki senda. Ef þú hefur sérstaklega óskað þess að fá ekki senda könnunina á einhverjum tímapunkti, þá virðum við það, en hafir þú skipt um skoðun núna þá er lítið mál að hafa samband og við sendum þér könnun um hæl.

Hvar er hægt að sjá niðurstöðurnar?
Söfnun gagna tekur nokkrar vikur og lýkur um 15. desember. Skýrslugerð fer fram í janúar og liggja niðurstöður fyrir í febrúar. Niðurstöður á öllum níu þáttunum fyrir allar stofnanir sem ná lágmarks þátttöku verða svo sýnilegar á vef Sameykis. Í framhaldi fær hver ríkisstofnun sem nær lágmarkssvörun senda skýrslu með niðurstöðum allra spurninga. Stofnunum utan ríkisins stendur til boða að kaupa samskonar skýrslu með sínum niðurstöðum.

Hvernig er trúnaðar gætt við svarendur?
Fyllsta trúnaðar er gætt við svarendur í gagnaöflun, gagnavinnslu og við framsetningu niðurstaðna. Starfsmenn svara könnuninni á netþjóni á vegum Gallup og eru samskipti starfsmanna og netþjóns varin gegn því að aðrir geti skoðað þau (secure). Niðurstöður eru aldrei greindar þannig að hægt sé að greina svör einstaklinga. Eftirfarandi reglur gilda um gagnaöflun, geymslu gagna og framsetningu niðurstaðna til að tryggja trúnað við svarendur:

  • Á meðan á könnuninni stendur er tenging milli netfangs og könnunar. Þessi tenging er nauðsynleg meðal annars til að geta sent þátttakendum áminningar/ítrekanir. Þegar gagnaöflun lýkur eru þessi tengsl rofin. Gerviauðkenni fylgir svörunum um tíma svo hægt sé að leiðrétta villur, ef einhverjar eru, en því er eytt innan 30 daga frá lokum framkvæmdar. Að því loknu inniheldur gagnaskráin því ekki númer eða annað auðkenni, sem hægt er að rekja beint til þín.
  • Í öllum greiningum og skýrslum eru að lágmarki fimm svör eða fleiri að baki meðaltali, en tuttugu eða fleiri svör til að sýna nákvæma dreifingu svara.
  • Greining á spurningunum eftir bakgrunnsupplýsingum, t.d. kyni, aldri, atvinnugrein, starfi, menntun eða heildarsamtökum launafólks, er aðeins gerð fyrir stærri heildir, t.d. safnið allt, alla félagsmenn, eða aðra stóra hópa til að ekki sé hætta á að trúnaður sé rofinn við svarendur. Engum greiningum, gögnum eða skýrslum er skilað til kaupenda nema persónuvernd svarenda sé tryggð. Upplýsingar um kyn þitt, aldur og stofnunina þar sem þú starfar eru lesnar úr upplýsingum sem koma frá stofnunum til að stytta spurningalistann. Greining eftir bakgrunnsbreytum er aðeins gerð í rannsóknarskyni og til að móta almenna stefnu eða aðgerðir í mannauðsmálum. Í þessum tilgangi eru greind almenn mynstur í gögnunum; þ.e. til að meta almennt áhrif stjórnunar og starfsumhverfis á heilsu og líðan starfsfólks eru spurningarnar í gagnasafninu í heild greindar eftir starfsstéttum, atvinnugreinum, aldurshópum og kynferði.
  • Útdráttur í happdrættinu er gerður úr lista sem aðeins inniheldur aðeins nauðsynlegar upplýsingar til að geta dregið út vinningshafa. Sá listi inniheldur ekki svör starfsfólks úr könnuninni.

Meðfylgjandi er slóð á persónuverndarstefnu Gallup:

https://www.gallup.is/skilmalar-og-stefnur/personuverndarstefna/

Ef þú hefur frekari spurningar um persónuvernd, getur þú haft samband við Gallup á netfangið stofnun-fyrirtaeki-arsins@gallup.is

Hvernig er framsetning niðurstaðna í skýrslu sem send er stofnunum?
Til að mögulegt sé að birta niðurstöður fyrir vinnustaðinn/stofnunina verður að nást lágmarksþátttaka, eða 35% svarhlutfall og að lágmarki fimm svör verða að berast frá vinnustaðnum. Ef svarhlutfall er undir 35% eða færri en fimm svara, eru niðurstöður ekki birtar og stofnunin fær ekki afhenta skýrslu.

Meðaltal á öllum níu þáttunum fyrir allar stofnanir sem ná lágmarks þátttöku verða sýnilegar á vef Sameykis (áður SFR og St.Rv.) og verða niðurstöður birtar þar í lok maí.

Í skýrslu sem send er hverri ríkisstofnun sem nær þátttökuskilyrðum er sýnt meðaltal allra þátta og meðaltal allra spurninga sem liggja að baki hverjum þætti. Sýnd er niðurstaða fyrir stofnunina í heild og til samanburðar er sýnd niðurstaða atvinnugreinarinnar og stofnana alls. Í skýrslunni er almennt aðeins sýnt meðaltal hverrar spurningar. Stofnun getur þó óskað eftir dreifingu svara á svarmöguleika ef 20 eða fleiri svör hafa borist frá stofnuninni og greiningu á innbyrðis tengslum spurninganna (fylgnigreiningu) ef 30 eða fleiri svör hafa borist frá stofnuninni.

Almennt gildir að niðurstöður stofnunarinnar eru ekki brotnar niður á vinnustaði, svið eða deildir, þó gildir annað um eftirfarandi stofnanir:

  • Landspítali
  • Barnaverndarstofa
  • Fangelsismálastofnun
  • Háskólinn á Akureyri
  • Heilsugæsla höfuðborgarsvæðisins
  • Lögreglan á höfuðborgarsvæðinu
  • Tryggingastofnun
  • Vinnueftirlitið
  • Háskóli Íslands
  • Skatturinn
  • Heilbrigðisstofnun Vestfjarða

Ef þú vinnur hjá ofangreindum stofnunum þá eru niðurstöður greindar eftir einingum (t.d. vinnustöðum, sviðum eða deildum) stofnunarinnar. Þetta er gert til að niðurstöðurnar nýtist enn frekar í umbótum á starfsumhverfinu en ef aðeins væru skoðaðar niðurstöður fyrir stofnanirnar í heild. Trúnaðar gagnvart svarendum er þó alltaf gætt í hvívetna við framsetningu niðurstaðna. Aldrei eru sýnd svör fyrir færri en fimm einstaklinga í einu fyrir neina einingu. Engar greiningar eftir bakgrunnsbreytum eru gerð fyrir deildir eða svið stofnananna.

Af hverju á ég að taka þátt?
Góð þátttaka í Stofnun ársins ýtir undir að stjórnendur taki niðurstöðurnar alvarlega og bregðist við því sem betur má fara. Stjórnendur margra stofnana hafa nýtt sér niðurstöðurnar til að bæta og styrkja innviði sinnar stofnunar og aðbúnað starfsfólks. Með því að svara könnuninni ert þú að leggja þitt af mörkum svo hægt sé að styrkja innviði þinnar stofnunar.

Hvenær verður könnunin send út?
Gagnaöflun hefst í nóvember. Útsendingu til allra ætti að vera lokið fyrir miðjan nóvember en könnunin verður svo opin a.m.k. fram til 15. desember. Ef þú hefur ekki fengið senda könnun fyrir miðjan nóvember, biðjum við þig að hafa samband við Gallup á netfangið stofnun-fyrirtaeki-arsins@gallup.is

Ræð ég hvort ég tek þátt í könnuninni?
Þátttaka í könnunin er frjáls en góð þátttaka skiptir miklu máli. Eftir því sem fleiri svara, því öruggari erum við um að niðurstaðan endurspegli stöðuna hjá þinni stofnun.

Get ég sleppt því að svara einstökum spurningum?
Þú getur ávallt sleppt því að taka afstöðu til spurninga með því að merkja við „Vil ekki svara.“ Einnig getur þú merkt við „Á ekki við“ eða „Veit ekki“ ef þér finnst spurningin ekki eiga við þig eða ef þú veist ekki svarið.

Hvers vegna er spurt um starf og menntun?
Aðeins er spurt spurninga sem nauðsynlegt er að spyrja miðað við tilgang og markmið könnunarinnar. Í heildarskýrslu eru upplýsingar greindar niður eftir ýmsum bakgrunnsupplýsingum sem varpa ljósi á áhrif starfs og starfsumhverfis á líðan og viðhorf. Menntun og starfsstétt eru breytur sem gefa vísbendingar um reynslu og stöðu fólks í atvinnulífinu og tengjast aðstæðum fólks á vinnustað og því einni líðan fólks og ánægju. Eins og áður sagði eru greiningar eftir þessum breytum einungis gerðar fyrir stóra hópa og aldrei þannig að hægt sé að greina svör einstakra svarenda.

Við ítrekum að farið er með öll svör sem fullkomið trúnaðarmál. Þér er frjálst að sleppa því að svara spurningunum eða könnuninni í heild, en við leggjum áherslu á að til að niðurstöðurnar nýtist sem best er mikilvægt að þú takir þátt. Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um gagnaöflunina, varðveislu gagna eða úrvinnslu, er þér velkomið að hafa samband við undirrituð: Olgu Katrínu eða Tómas Bjarnason á netfangið stofnun-fyrirtaeki-arsins@gallup.is.

Meðfylgjandi er slóð á persónuverndarstefnu Gallup

https://www.gallup.is/skilmalar-og-stefnur/personuverndarstefna/