English

Stofnun ársins 2023 er hafin

Stofnun ársins er viðamikil starfsumhverfiskönnun. Tilgangur hennar er að styrkja starfsumhverfi starfsfólks í opinberri þjónustu. Könnunin veitir ítarlegar upplýsingar um stöðu mála, þ.e. styrkleika og áskoranir í starfsumhverfinu sem nýta má til umbótastarfs á vinnustaðnum. Það er okkar trú að könnunin sé jákvætt innlegg í starfsemi vinnustaða, starfsfólki, þjónustuþegum og samfélaginu öllu til hagsbóta.

Stofnun ársins er samstarfsverkefni Sameykis, Fjármála- og efnahagsráðuneytisins, Reykjavíkurborgar og fjölmargra annarra stofnana en hún nær til tæplega 40.000 manns á opinberum vinnumarkaði. Almennt er miðað við að þátttakendur séu í a.m.k. 20% starfshlutfalli og hafi starfað á vinnustaðnum í þrjá mánuði eða lengur. Þetta viðmið er notað svo svarendur séu betur í stakk búnir til að meta starfsumhverfi sitt með áreiðanlegum hætti.

Gallup á Íslandi sér alfarið um vinnslu og framkvæmd könnunarinnar, þ.e. gagnaöflun, varðveislu gagna og skýrslugerð.

Dettur þú í lukkupottinn?

Úr hópi svarenda Sameykis félaga verða alls dregnir 12 vinningar úr innsendum svörum:

  • Tvö gjafabréf frá Icelandair, að verðmæti 60.000.- kr. hvert
  • Fjögur gjafakort í Hörpuna, að verðmæti 30.000.- kr. hvert
  • Helgardvöl í orlofshúsum félagsins, samtals fimm vinningar
  • Vikudvöl í orlofshúsum félagsins á Spáni, einn vinningur

Úr hópi ríkisstarfsfólks verða dregnir út átta vinningar:

  • Fjögur gjafabréf hjá Icelandair að andvirði 50 þúsund krónur
  • Fjögur gjafabréf að upphæð 15.000 kr. hvert.

Úr hópi starfsfólks Reykjavíkurborgar verða einnig dregnir út átta vinningar:

  • Fjögur gjafabréf hjá Icelandair að andvirði 50 þúsund krónur
  • Fjögur gjafabréf að upphæð 15.000 kr. hvert. .

Mundu að geyma happdrættisnúmerið þitt sem kemur fram í tölvupóstbréfinu sem fylgir könnuninni. Vinningsnúmer verða birt í febrúar á vef Sameykis. Dregið er úr innsendum svörum.

Spurningar og svör

Hve langan tíma tekur að svara könnuninni? Meðalsvartími er um 12-15 mínútur. Hægt er að gera hlé með því að loka könnuninni og svo getur þú haldið áfram að svara þegar þér hentar. Til að halda áfram að svara er einfaldlega smellt aftur á slóðina á könnunina sem er í tölvupóstinum.

Hver er tilgangur könnunarinnar? Tilgangur könnunarinnar er tvíþættur: Í fyrsta lagi er tilgangurinn að styrkja starfsumhverfi starfsfólks í opinberri þjónustu. Könnunin veitir stjórnendum upplýsingar um hvað er vel gert og hvað megi bæta frá sjónarhóli starfsfólksins og gerir stjórnendum þannig kleift að vinna að umbótum á starfsumhverfi og stjórnun. Í öðru lagi er tilgangurinn að velja Stofnun ársins og gefa þannig þeim stofnunum viðurkenningu sem skara fram úr í mannauðsmálum. .

Hvernig er framkvæmdinni háttað? Ábyrgðaraðilar senda þátttökulista til Gallup. Listinn er læstur með lykilorði og er geymdur á aðgangsstýrðu drifi. Þegar könnunin er svo tilbúin til útsendingar sendir Gallup svo starfsfólki könnunina með tölvupósti. Ef viðkomandi er ekki með skráð tölvupóstfang, þá er hugsanlegt að við sendum þér slóð á GSM símanúmer þitt ef það hefur fylgt skjalinu frá starfsstaðnum/stofnuninni.

Hvernig er hægt að taka þátt og um hvað er spurt?
Könnuninni er alfarið svarað á netinu og er send starfsfólki borgarinnar, stofnana og félagsfólks Sameykis með tölvupósti eða með SMS. Ef þú hefur ekki fengið senda könnun fyrir 3. nóvember, biðjum við þig að hafa samband við Gallup á netfangið stofnun-fyrirtaeki-arsins@gallup.is. Spurningarnar í könnuninni eru af ýmsu tagi en flokkast þær í níu þætti: stjórnun, starfsanda, vinnuskilyrði, o.fl. Hverri spurningu er hægt að svara á fimm punkta kvarða og byggist val á Stofnun ársins á heildarmati sem er samsett úr þessum níu þáttum. Í þessari könnun spyrjum við einnig um styttingu vinnuvikunnar og sí- og endurmenntun og í lok könnunarinnar er launakönnun Sameykis fyrir félagsfólk.

Hvar er hægt að sjá niðurstöðurnar? Söfnun gagna tekur nokkrar vikur og lýkur 4. desember. Skýrslugerð fer fram í desember og janúar og liggja niðurstöður fyrir í febrúar. Niðurstöður á öllum níu þáttunum fyrir alla starfsstaði, stofnanir sem ná lágmarks þátttöku verða svo sýnilegar á vef Sameykis. Allar ríkisstofnanir og allir starfsstaðir borgarinnar sem ná lágmarksþátttöku fá senda skýrslu með niðurstöðum eða aðgang að niðurstöðum allra spurninga í rafrænu kerfi.

Allir eru komnir með könnun, nema ég, af hverju fæ ég ekki könnunina senda? Líklegasta skýringin er að könnunin sé þegar komin til þín, en að hún hafi ratað í rulspósthólfið þitt (junk/spam mail). Byrjaðu því á að skoða það. Næst líklegasta ástæðan er að það sé prentvilla í netfanginu eða að við séum að senda á rangt jafnvel gamalt netfang, því er mikilvægt að þú hafir samband ef þú færð könnunina ekki senda. Hægt er að hafa samband við Gallup í gegnum netfangið stofnun-fyrirtaeki-arsins@gallup.is. Ef þú hefur haft samband við okkur á einhverjum tímapunkti og sérstaklega óskað þess að fá ekki sendar fleiri kannanir, þá virðum við það, en ef þú vilt svara þessari könnun en ekki öðrum könnunum, þá er lítið mál að hafa samband og við sendum þér þessa könnun um hæl en ekki aðrar kannanir.

Hvernig er trúnaðar gætt við svarendur? Fyllsta trúnaðar er gætt við svarendur í gagnaöflun, gagnavinnslu og við framsetningu niðurstaðna. Starfsfólk svarar könnuninni á netþjóni á vegum Gallup og eru samskipti starfsfólks og netþjóns varin gegn því að aðrir geti skoðað þau (secure). Allir sem koma að verkefninu hafa skrifað undir trúnaðareiða. Niðurstöður eru aldrei greindar þannig að hægt sé að greina svör einstaklinga. Eftirfarandi reglur gilda um gagnaöflun, geymslu gagna og framsetningu niðurstaðna til að tryggja trúnað við svarendur:

  • Á meðan á könnuninni stendur er tenging milli netfangs og könnunar. Þessi tenging er nauðsynleg meðal annars til að geta sent þátttakendum áminningar/ítrekanir. Þegar gagnaöflun lýkur eru þessi tengsl rofin. Gerviauðkenni fylgir svörunum um tíma svo hægt sé að leiðrétta villur, ef einhverjar eru, en því er eytt um 30 dögum frá lokum framkvæmdar. Að því loknu inniheldur gagnaskráin því ekki númer eða annað auðkenni, sem hægt er að rekja beint til þín.
  • Í öllum greiningum og skýrslum eru að lágmarki fimm svör eða fleiri að baki meðaltali, en tuttugu eða fleiri svör til að sýna nákvæma dreifingu svara.
  • Greining á spurningunum eftir bakgrunnsupplýsingum, t.d. kyni, aldri, atvinnugrein, starfi, menntun eða heildarsamtökum launafólks, er aðeins gerð fyrir stærri heildir til að ekki sé hætta á að trúnaður sé rofinn við svarendur. Engum greiningum, gögnum eða skýrslum er skilað til kaupenda nema persónuvernd svarenda sé tryggð. Upplýsingar um stofnunina þar sem þú starfar eru lesnar úr skjalinu sem kemur frá ábyrgðaraðila. Greining eftir bakgrunnsbreytum er aðeins gerð í rannsóknarskyni og til að móta almenna stefnu eða aðgerðir í mannauðsmálum. Í þessum tilgangi eru greind almenn mynstur í gögnunum; þ.e. til að meta almennt áhrif stjórnunar og starfsumhverfis á heilsu og líðan starfsfólks. Þessar greiningar eru aðeins gerðar fyrir stóra hópa til að tryggja trúnað við svarendur. Spurningar eru þannig greindar eftir t.d. starfsstéttum, atvinnugreinum, aldurshópum og kynferði.
  • Útdráttur í happdrættinu er gerður úr lista sem aðeins inniheldur aðeins nauðsynlegar upplýsingar til að geta dregið út vinningshafa. Sá listi inniheldur ekki svör starfsfólks úr könnuninni.

Meðfylgjandi er slóð á persónuverndarstefnu Gallup:

https://www.gallup.is/skilmalar-og-stefnur/personuverndarstefna/

Ef þú hefur frekari spurningar um persónuvernd, getur þú haft samband við Gallup á netfangið stofnun-fyrirtaeki-arsins@gallup.is

Hvernig er framsetning niðurstaðna í skýrslu sem send er stofnunum?

Þegar þú opnar könnunina, þá kemur fram í hvaða stofnun/starfsstöð þú ert skráð/ur. Hjá ríki og borg fá allar einingar aðgang að skýrslu ef næg þátttaka næst.

Meðaltal á öllum níu þáttunum fyrir allar stofnanir/starfsstöðvar sem ná lágmarks þátttöku verða einnig sýnilegar á vef Sameykis og verða niðurstöður birtar þar í febrúar.

Almennt gildir að niðurstöður stofnunarinnar eru ekki brotnar niður á vinnustaði, svið eða deildir, þó gildir annað um eftirfarandi stofnanir:

  • Barnaverndarstofa
  • Fangelsismálastofnun
  • Háskólinn á Akureyri
  • Heilsugæsla höfuðborgarsvæðisins
  • Lögreglan á höfuðborgarsvæðinu
  • Ríkislögreglustjóri
  • Tryggingastofnun
  • Vinnueftirlitið
  • Háskóli Íslands
  • Skatturinn
  • Landhelgisgæslan
  • Heilbrigðisstofnun Vestfjarða

Ef þú vinnur hjá ofangreindum stofnunum þá eru niðurstöður allra spurninga greindar eftir einingum (t.d. vinnustöðum, sviðum eða deildum) stofnunarinnar. Þetta er gert til að niðurstöðurnar nýtist enn frekar í umbótum á starfsumhverfinu en ef aðeins væru skoðaðar niðurstöður fyrir stofnanirnar í heild. Trúnaðar gagnvart svarendum er þó alltaf gætt í hvívetna við framsetningu niðurstaðna. Aldrei eru sýnd svör fyrir færri en fimm einstaklinga í einu fyrir neina einingu.

Ef þú vinnur hjá borginni þá verða allar niðurstöður greindar niður á starfsstöðvar. Hvaða starfsstöð þú tilheyrir kemur fram á fyrstu síðu könnunarinnar.

Í skýrslunni sem send er hverri starfsstöð/stofnun sem nær þátttökuskilyrðum er sýnt meðaltal allra þátta og meðaltal allra spurninga sem liggja að baki hverjum þætti. Sýnd er niðurstaða fyrir stofnunina í heild og til samanburðar er sýnd niðurstaða stofnanaflokks og stofnana alls. Í skýrslum kemur einnig fram tíðnidreifing ef 20 eða fleiri svör hafa borist frá stofnuninni. Einnig getur stofnun óskað eftir greiningu á innbyrðis tengslum spurninganna (fylgnigreiningu) ef 30 eða fleiri svör hafa borist frá stofnuninni.

Af hverju á ég að taka þátt? Góð þátttaka í Stofnun ársins ýtir undir að stjórnendur taki niðurstöðurnar alvarlega og bregðist við því sem betur má fara. Stjórnendur margra stofnana hafa nýtt sér niðurstöðurnar til að bæta og styrkja innviði sinnar stofnunar og aðbúnað starfsfólks. Með því að svara könnuninni ert þú að leggja þitt af mörkum svo hægt sé að styrkja innviði þinnar stofnunar.

Hvenær verður könnunin send út?
Gagnaöflun hefst í október. Útsendingu til allra ætti að vera lokið fyrir lok október en könnunin verður svo opin til 4. desember. Ef þú hefur ekki fengið senda könnun fyrir 3. nóvember, biðjum við þig að hafa samband við Gallup á netfangið stofnun-fyrirtaeki-arsins@gallup.is

Ræð ég hvort ég tek þátt í könnuninni?
Þátttaka í könnunin er frjáls en góð þátttaka skiptir miklu máli. Eftir því sem fleiri svara, því öruggari erum við um að niðurstaðan endurspegli stöðuna hjá stofnuninni.

Get ég sleppt því að svara einstökum spurningum?
Þú getur ávallt sleppt því að taka afstöðu til spurninga með því að merkja við „Vil ekki svara.“ Einnig getur þú merkt við „Á ekki við“ eða „Veit ekki“ ef þér finnst spurningin ekki eiga við þig eða ef þú veist ekki svarið.

Hvers vegna er spurt um starf og menntun?
Aðeins er spurt spurninga sem nauðsynlegt er að spyrja miðað við tilgang og markmið könnunarinnar. Í heildarskýrslu eru upplýsingar greindar niður eftir ýmsum bakgrunnsupplýsingum sem varpa ljósi á áhrif starfs og starfsumhverfis á líðan og viðhorf. Menntun og starfsstétt eru breytur sem gefa vísbendingar um reynslu og stöðu fólks í atvinnulífinu og tengjast aðstæðum fólks á vinnustað og því einni líðan fólks og ánægju. Eins og áður sagði eru greiningar eftir þessum breytum einungis gerðar fyrir stóra hópa og aldrei þannig að hægt sé að greina svör einstakra svarenda.

Við ítrekum að farið er með öll svör sem fullkomið trúnaðarmál. Þér er frjálst að sleppa því að svara spurningunum eða könnuninni í heild, en við leggjum áherslu á að til að niðurstöðurnar nýtist sem best er mikilvægt að þú takir þátt. Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um gagnaöflunina, varðveislu gagna eða úrvinnslu, er þér velkomið að hafa samband við okkur á netfangið stofnun-fyrirtaeki-arsins@gallup.is.

Meðfylgjandi er slóð á persónuverndarstefnu Gallup

https://www.gallup.is/skilmalar-og-stefnur/personuverndarstefna/